Un documento desbalanceado es una factura que, tras haber sido conciliada con un pago, queda con una diferencia a favor o en contra pendiente. Esto ocurre cuando alguna gestión posterior modifica el equilibrio original entre el monto pagado y el monto del documento. Es decir, el documento estaba conciliado, pero después algo cambió y dejó un excedente o faltante como por ejemplo la emisión de una nota de crédito.
¿Cuándo queda desbalanceado un documento?
Un documento queda desbalanceado cuando ya hubo una conciliación y posteriormente se generan movimientos que rompen ese balance. Eso puede pasar en situaciones como:
Casos típicos
Se emitió una nota de crédito luego de haber conciliado la factura.
→ El sistema detecta que el pago más el crédito de la nota de crédito suman más que el total de la factura generandose el descuadre.
Hubo un pago duplicado o un pago adicional no previsto.
→ Se conciliaron ambos y resulta en que la factura queda con un excedente pagado.Se realizó un ajuste manual o contable posterior a la conciliación.
→ La relación pago vs documento cambió y ya no cuadran puede ser debido a una integración por ejemplo.
En resumen:
Primero se concilia quedando cuadrado o balanceado → luego ocurre un cambio → aparece el descuadre.
Cómo se ve en el Gestor de cliente:
Cómo pasar un documento desbalanceado a saldo a favor
La forma de gestionar un documento desbalanceado en Duemint es reconociendo el excedente que generó el descuadre.
Ese excedente puede transformarse en saldo a favor para el cliente, lo que permite utilizarlo en futuras conciliaciones.
A continuación te mostramos cómo hacerlo paso a paso:
Ingresa a tu cuenta de Duemint y dirígete a la sección Clientes.
Busca y abre el cliente que deseas revisar.
Dentro del detalle del cliente verás una alerta indicando que existen documentos desbalanceados y el monto total asociado a ellos.
Haz clic en Gestionar para balancear.
Selecciona el documento que deseas gestionar.
Duemint te presentará dos posibles acciones:
Convertir la diferencia en saldo a favor para poder conciliar después contra otro(s) documento.
Descartar la diferencia, con lo que el documento quedará desbalanceado sin generar saldo a favor y dejará de notificarte.
Si eliges convertir la diferencia en saldo a favor, el monto excedente o la parte del abono que estaba asociado como excedente en este documento se libera y queda disponible como crédito del cliente para ser conciliado posteriormente contra uno o más documentos desde Duematch.
Si la visualización de saldos está activa, ese crédito también podrá mostrarse en el Portal del Cliente de forma informativa.